VERSO
Kancelářská technika a nábytek

Použití multifunkčních zařízení s aplikací ScanFlow je ten nejjednodušší způsob, jak všem svým zaměstnancům zpřístupnit možnost převodu papírových dokumentů do Wordu nebo Excelu. A to aniž by museli použít jakoukoliv další aplikaci, nebo zvláštní, pro tyto účely určený přístroj. Již vytištěné dokumenty tak lze snadno upravovat bez nutnosti pracného přepisování, a to pomocí zařízení, které je v kanceláři denně používáno.

Nejzajímavější vlastností ScanFlow je schopnost převádět papírové dokumenty do jejich editovatelných formátů. Díky tomu je možné zpracovávat dokumenty, které Vám byly zaslány v papírové podobě, je možné např. citovat část z textu dokumentu bez nutnosti časově náročného přepisování nebo je např. možné část textu korigovat a následně dále zpracovat, není problém upravit chybný údaj v tabulce nebo opravit gramatickou chybu, i když se jedná o tištěný dokument bez elektronického originálu. Navíc je tato funkce zprostředkovaná přístrojem, který uživatelé využívají dennodenně, mimo jiné i jako skenovací zařízení. Proto je použití ScanFlow velice intuitivní a přirozené. Papírové obchodní vizitky lze jednoduše naskenovat a kontakty naimportovat do adresáře MS Outlook nebo mobilního telefonu.

Přišel Vám dokument elektronickou poštou a přijde Vám nesmyslné jej tisknout a pak znovu skenovat? Samozřejmě! Můžete přímo prostřednictvím emailu zasílat požadované dokumenty k převedení do ScanFlow, které Vám obratem zašle převedené dokumenty v požadovaném formátu zpět.

Máte mnoho již naskenovaných dokumentů v počítači z dřívějška? Nevadí, můžete použít tzv. hotfolder. Neboli složku, do které nahrajete všechny dokumenty, které požadujete zpracovat a Scanflow si je automaticky vezme a převede do definovaného formátu.

• výrazné usnadnění práce díky odstranění pracného a časově náročného přepisování papírových dokumentů
• intuitivní ovládání, pomocí něhož jsou tištěné dokumenty převedeny do Wordu, Excelu, PowePointu či PDF jedním dotykem
• vstřícnost aplikace, kdy není nutné ovládat další aplikace a zařízení a učit se pracovat s jinou technikou, než která je dennodenně používána
• vysoká rychlost zpracování, kdy výsledné soubory jsou doručovány do e-mailu či datového úložiště během několika sekund
• převod dokumentů prostřednictvím emailu nebo jednoduché uložení obchodních vizitek v MS Outlook nebo v mobilním telefonu

• jednoduchou centrální správu bez ohledu na velikost řešení
• možnost tvorby individuálních workflow a jejich napojení na další systémy organizace
• podporu Active Directory a LDAP
• propojení s adresářovými službami, které zjednodušuje administraci uživatelů
• zpřístupnění rozpoznávání textu uživatelům bez nutnosti rozšiřování strojového parku v kancelářích
• podporu emailových protokolů na vstupu i výstupu

ABBYY Recognition Server je robustním serverovým řešením, které umožňuje organizacím efektivní převod papírových dokumentů nebo jejich obrazů do prohledávatelných a opětovně použitelných elektronických souborů. Výkonná technologie podporuje skenování dokumentů, velmi přesné rozpoznání celého textu a vytěžování metadat, což umožňuje dodání dat, vhodných pro elektronické archivy, Enterprise Content Management systémy (podnikovou správu obsahu), vyhledávání a další. Škálovatelná architektura umožňuje vysoký objem zpracování, dovolující efektivní a centrálně řízené nasazení.

Vstup a skenování ABBYY Recognition Server nabízí aplikaci pro přímé skenování do Recognition Serveru. Scanning Station (skenovací stanice) podporuje skenovací rozhraní TWAIN, WIA a ISIS a poskytuje nástroje pro vizuální řízení kvality dokumentů před rozpoznáním. Nástroje před rozpoznáním, dostupné na Scanning Station (skenovací stanici) zahrnují náhled dokumentu, vylepšení obrazu, definici typu dávek, ruční korekci a třídění pořadí stránek.

Integrace s MS SharePointŘešení umožňuje úpravy, vytváření textové vrstvy a konverzi přímo v knihovnách SharePointu a převést tak celý dosavadní archiv na plně full-textově prohledávatelný.

Rozpoznání a konverze PDF
Předzpracování obrazu: rozdělení dvojstránek (pro skeny knih), převod barev a šedí na černou a bílou, výmaz šumu pozadí a další.
Typ tisku: výběr mezi normálním textem, znaky psacího stroje, znaky z rastrů bodů, OCR-A, OCR-B a MICR (E13b).
Jazyky: výběr z více než 190 jazyků, přesné zpracování i vícejazyčných dokumentů.
Zvláštní písma: podpora gotického písma, švabachu a většiny jiných gotických písem, tištěných mezi léty 1700 a 1937 anglicky, německy, francouzsky, italsky a španělsky.
Čárové kódy: rozpoznává nejpopulárnější jedno a dvourozměrné čárové kódy včetně 2D Aztec, Data Matrix a QR Code, bez ohledu na úhel nebo umístění na dokumentu
3 různé režimy rychlostí zpracování: přesnost, rychlost a vyrovnaný režim

Přizpůsobení skriptováním Využitím skriptování mohou uživatelé přizpůsobit interní zpracování, obsluhu výjimek a export dokumentů. Různé druhy skriptů lze použít k vytvoření flexibilnějších pravidel separace dokumentů, automatizovaného jednoduchého indexování, přidání funkcí dynamického a přizpůsobeného exportu a zjednodušení publikace výstupních dokumentů do vnějších systémů. Skripty mohou být použity také k obsluze výjimek pro řízení zpracování dokumentů, vyžadujících zvláštní pozornost.

Kontrola kvality a ověřování Verification Stations (ověřovací stanice), které mohou být instalovány na více pracovních stanicích a řízeny prostřednictvím souběžných licencí, umožňují obsluze ruční kontrolu nebo ověření výsledků zpracování. Ověřovatelé mohou zkontrolovat rekonstruované rozložení (obrázků, textu, tabulek), upravit rozpoznaný text a zkontrolovat pravopis.

Separace a pojmenování dokumentů Recognition Server může jako oddělovače dokumentů využívat prázdné stránky nebo čárové kódy. Je také možné vytvářet dokumenty s pevným počtem stránek a dokumenty v určité podsložce lze také sloučit do jediného dokumentu. Uživatelé mohou rovněž zvolit konvence automatického vytváření názvů dokumentů pomocí vlastností jako je datum, čas, určitý text a hodnoty čárových kódů. Pomocí řízení skriptováním mohou správci také vytvořit vlastní pravidla pro separaci dokumentů.

ScanFlow Redactje komplexní řešení umožňující anonymizaci a vytěžování metadat z dokumentů pocházejících z libovolného zdroje (skenování, emailová příloha, obrazový soubor). Jejich konverzi do formátu prohledávatelného PDF/A a export přímo do Registru smluv, příp. Spisové služby nebo libovolné datové schránky. Přičemž anonymizace je proces začerňování neboli redigování citlivých informací, které by neměli být veřejně dostupné či zveřejňované. Systém dále zahrnuje potvrzení o zveřejnění v registru, a to prostřednictvím emailu nebo zprávou do datové schránky. Řešení je možné rozšířit o konektory do libovolného počtu datových schránek jednotlivých subjektů, což uvítají především velké organizace, obce či celky, které zaštiťují správu více subjektům. Automatické vytěžování dat formou jednoduchého klikání na text v dokumentu eliminuje nutnost uživatelů přepisovat informace (např. smluvní strany, číslo a datum uzavření smlouvy, celkovou částku plnění) do systémů, formulářů nebo registrů, pro které se daný dokument připravuje. Anonymizace umožní trvalé odstranění důvěrných informací, jako jsou např. osobní údaje fyzických osob, čísla bankovních účtů, obchodní tajemství nebo smluvní ceny.

Výhody

• Vysoce efektivní proces anonymizace zahrnující automatické nahrání do registru smluv.
• Rychlé začerňování celých slov jediným kliknutím nebo označováním odstavců či libovolných bloků.
• Rychlé a snadné získávání informací z dokumentu bez nutnosti přepisování.
• Libovolný počet konektorů do datových schránek odesílatele.
• Při použití více datových schránek si subjekty vzájemně nevidí do smluv.
• Neomezený počet uživatelů v rámci jedné licence.
• Automatické vkládání textové vrstvy do dokumentu (OCR).
• Redigované informace se nedají v upraveném dokumentu nijak obnovit a následně zneužít.
• Možnost zpětné úpravy zóny, která již byla označena k anonymizaci.
• Náhled dokumentu před exportem.
• Integrace s DMS a jinými systémy.
• Zvýšení produktivity obsluhy díky úspoře času s pořizováním dat.
• Snížení možnosti vzniku chyb.
• Snížení nákladů na tisk a skenování.
• Zpracování všech základních typů dokumentů do formátu prohledávatelného PDF/A.
• Možnost integrace na panel multifunkčního zařízení.

Efektivní zpracování a digitalizace došlých fakturZónový OCR modul ScanFlow Invoices slouží pro polo-automatizované získávání textů (vytěžování dat) z naskenovaných dokumentů metodou OCR (Optical Character Recognition) a prostřednictvím učícího se algoritmu, který s přibývajícím počtem dokumentů zpřesňuje výsledky hledání jednotlivých údajů a učí se tak lépe znát Vaše dokumenty.

Řešení může být integrováno s emailovou schránkou nebo na dotykový panel multifunkčního zařízení a umožní tak uživatelům při skenování vybrat, kam má být dokument odeslán, do jakého formátu má být předveden nebo zapsat informaci, kdo dokument skenoval.

Aplikace umožňuje automatické vytěžování požadovaných údajů označením příslušného pole (Rubber Band OCR) bez nutnosti zadávání textu na klávesnici, jejich validaci (ověření) a uložení do požadovaného formátu nebo export do informačního systému.

Řešení je vhodné jak pro zpracování pevně strukturovaných formulářů, tak i pro zpracování faktur či jiných účetních dokladů.

Po zaučení dokumentu při prvním skenování dochází u dalších dokumentů již k automatickému vytěžení všech textů na dokumentu. Z takto vytěžených údajů systém rozpozná, o jaký typ dokumentu jde (jedná se o tzv. šablonu dokumentu). Dle této šablony jsou vyhledány jednotlivé požadované údaje na dokumentu (např. číslo faktury, IČ dodavatele apod.) a jsou zobrazeny ve formě seznamu nalezených atributů. Uživatel může kdykoli kterýkoli údaj opravit nebo upřesnit. Po automatické kontrole a kontrole vytěžených údajů uživatelem dojde k uložení dokumentu do požadovaného formátu souboru nebo k exportu dat do informačního systému, ke kterému je ScanFlow připojeno.

Výhody

• Minimalizace práce uživatele, poloautomatizované řešení.
• Automatické vytěžení údajů, archivace dokumentu, založení záznamu v informačním systému.
• Možnost zpracovávat libovolné typy dokumentů (faktury, formuláře, objednávky, technické dokumenty, zápisy z porad, smlouvy a další).
• Kontrola dat na vstupu.
• Minimalizace lidských chyb a překlepů a kontrola dokumentů, které vstupují do systému.
• Plná kompatibilita s DMS dokoniCASE.
• Integrace s informačními systémy.

ABBYY FlexiCapture ABBYY FlexiCapture je inteligentní řešení pro vytěžování dat z dokumentů bez nutnosti ručního vyhledávání údajů a jejich přepisování nebo kopírování. Je určeno všem firmám a organizacím, které pracují s desítkami, stovkami až tisíci dokumenty denně a hledají řešení, jak zefektivnit procesy související se zpracováním dokumentů. Právě těm je ABBYY FlexiCapture určen – s jeho pomocí lze výrazně snížit dobu potřebnou ke zpracování dokumentů, významnou část zpracování plně zautomatizovat a získaný čas zaměstnanců využít jinak – lépe.

• automatizované třídění dokumentů, jejich klasifikace, indexování a vytěžování dat ze všech typů dokumentů;
• možnost rychlého nasazení a snadného použití;
• škálovatelnost a optimalizovaný výkon;
• flexibilní nástroje pro integraci a přizpůsobení;
• plná kompatibilita s běžnými standardy.

ABBYY FlexiCapture nabízí jak jednoduchou separaci, tak pokročilou klasifikaci dokumentů. Identifikuje typ dokumentu a skládá jedno- i vícestránkové dokumenty z dávky s využitím nejmodernějších technologií ABBYY, které umožňují samoučení, a díky tomu zvládá velmi přesně rozpoznávat:

• vícestránkové dokumenty;
• dokumenty s proměnným počtem stran;
• dokumenty, které obsahují vícestránkové tabulky a seznamy;
• dokumenty s obrazovými nebo textovými přílohami.

Pomocí velmi kvalitního vícejazyčného rozpoznávání vytěžuje ABBYY FlexiCapture přesně data a text z polí, specifických pro každý typ dokumentu.

Technologie ABBYY FlexiCapture nabízí prakticky neomezené možnosti digitalizace dat a poskytuje i v nejsložitějších případech velmi přesné výsledky. Pro vytěžování dat používá ABBYY FlexiCapture tyto rozpoznávací technologie:

• OCR pro rozpoznávání strojově psaného textu (podpora více než 180 jazyků včetně češtiny, slovenštiny);
• OMR (rozpoznávání značek) pro široké spektrum zaškrtávacích políček a kontrolu přítomnosti podpisů;
• ICR (Intelligent Character Recognition – inteligentní rozpoznávání znaků) pro rozpoznávání ručně psaného textu (podpora více než 110 jazyků včetně češtiny a slovenštiny);
• rozpoznávání různých typů 1D a 2D kódů.

Edice Standalone
Základní varianta určená malým a středním podnikům, kde se očekává, že se software bude používat na jednom místě/počítači. Výhodou je jednoduchá instalace, poskytující celou škálu možností vytěžování dat při importu dokumentů a exportu dat.

Edice Server
Ideální pro použití v kombinaci s multifunkčním zařízením, které klade požadavky na co nejvyšší automatizaci zpracování a vytěžování dokumentů. Edici Server lze škálovat a zrychlovat tak dobu zpracování.

Edice Distributed
Je určena pro velkoobjemové zpracování až miliónů dokumentů za den. Umožňuje oddělit fáze digitalizace dokumentů, pružně přidělovat úkoly i zdroje a nastavit postup tak, aby splňoval scénář požadovaného zpracování. Distribuovaná instalace dokonale splňuje požadavky velkých podniků, nadnárodních korporací i outsourcingových projektů na rychlost a zejména kvalitu zpracování díky uživatelsky přívětivým nástrojům pro rychlé ověřování a případné opravování dat (a to včetně webového přístupu pro práci „v terénu“). Edice Distributed je také vhodná pro použití ve státních organizacích.

Jedním ze základních administrátorských úkonů je řízení uživatelských přístupů s cílem optimálního využití daných zařízení. Develop si je této skutečnosti velmi dobře vědom, a proto ke svým zařízením nabízí administrátorům utilitu PageScope Data Administrator zdarma. Tato utilita slouží právě k jednoduché a přehledné správě uživatelských účtů.

Aplikace Vám zjednoduší práci při nastavování emailových adres uživatelů, při vytváření přístupových práv a vůbec při správě uživatelských účtů. Data Administrator tak můžete využít k hromadnému získávání emailových adres z LDAP kompatibilních serverů, k importu a exportu nastavení účtů a ověřovacích metod mezi různými zařízeními řady ineo. Proto například integrace nových zařízení do již existujícího tiskového prostředí je s Data Administratorem mnohem rychlejší a efektivnější.

• Komfortní a pohodlné vytváření uživatelského zabezpečení a správa účtů přímo z počítače.
• Nastavení všech emailových informací, včetně emailových adres, obsahu, předmětů, prefixů a sufixů.
• Podpora LDAP.
• Rychlý import a export požadovaných údajů.
• Tvorba uživatelských šablon pro zjednodušení správy účtů.
• Funkce přístupových práv umožňuje flexibilní nastavení delegace přístupových práv pro jednotlivé uživatele, např. omezení barevných tisků.

• Úspora práce a času administrátorů
• Jednoduchý export změn z jednoho zařízení na jiné
• Vzdálené vytváření jedno-tlačítkových voleb cílů pro skenování
• Snadná správa kopírovacích a skenovacích programů
• Získávání počítadel strojů a přehled tiskových nákladů jak pro stroj, tak i na uživatele

Ke spokojenosti Vašeho IT správce
Díky službě ineo Remote Care se nemusíte starat o objednávky spotřebního materiálu, hlášení servisních požadavků ani o odečítání počítadel. Váš tiskový systém bude spojen přímo se servisním centrem Develop, kterému stroje automaticky předávají všechny své požadavky.

Popis služby Objednáním služby ePRO zabezpečeně připojíme Vaše MFZ do databáze zákaznického centra Develop a Vy tím získáváte:

• automatické a detailní hlášení vzniklých závad na MFZ
• pravidelné a včasné dodávky spotřebního materiálu v požadovaném množství bez jednotlivých objednávek
• snadné a přesné odečty počitadel vytištěných stran na MFZ pro pravidelné vyúčtování
• delší bezporuchový provoz a méně oprav díky proaktivní podpoře a preventivní výměně opotřebitelných náhradních dílů před koncem jejich životnosti
• proaktivní servis a podporu 24 hodin denně, 7 dní v týdnu
• helpdeskové služby
• zpětný odběr použitého spotřebního materiálu